時間管理原則篇》 

 我們的孩子處在一個不只要跟台灣未來一代競爭,且在全球化的趨勢下要跟全世界競爭的狀態,這造成很多現代父母的焦慮,從孩子很小時就會幫孩子安排各種有益身心的活動,深怕孩子輸在起跑點,卻常因矯枉過正使孩子厭惡學習而輸在起跑點。許多孩子在放學後要學3-4種才藝或做學科補習,形同每日超時工作,所以常會在才藝班中看到發火或是疲倦不堪的孩子,家長的心態又會很矛盾,怕孩子不學會落後他人,所以形成我常開的玩笑話,在台灣可能有手指的孩子都會被送去學鋼琴或畫畫,有脖子的都要學小提琴,依此類推。但若孩子真的決定要以某種才藝作為終身職業,例如:學畫畫學出興趣而決定未來要做畫家時,家長又會擔心當畫家的生活會很艱困而極力阻止,這是現今國小特殊才藝類資優班競爭激烈,但隨著進入國中、高中職競爭激烈度會漸次遞減的原因之一。家長與孩子在放學後的對話常會是:

母:「作業寫好了嗎?」(一見到孩子就開口問)

子:「還沒!」(有點委屈)

母:「還不趕快去寫!」(一個鐘頭後,小孩再出現在忙碌於家事的母親面前)

子:「作業寫好了,可以玩電腦嗎?」(熱切的表情)

母:「你評量寫了沒?」(瞪視)

子:「喔!」(腳步沉重地轉身回房間)

(約二十分鐘後小孩再出現在忙碌於家事的母親面前)

子:「評量寫好了,可以玩電腦嗎?」(熱切的表情)

母:「你鋼琴練彈了嗎?」(瞪視)

子:「喔!」(更委屈的表情)

(傳出彈琴聲,半小時後再出現在看電視的母親面前)

子:「鋼琴練好了,可以玩電腦嗎?」(熱切的表情)

母:「你英文背了沒?」(瞪視)

子:「喔!」(拉長聲音,非常絕望)

(傳出背英文單字聲,半小時後再出現在看電視的母親面前)

子:「英文背好了,可以玩電腦嗎?」(熱切的表情)

母:「你自己看看現在幾點?去整理書包準備睡覺,不然明天又要叫不起來!」

子:「討厭!每次都這樣!」

這樣的對話幾乎天天上演,如果我們不懂得取捨,孩子怎麼會有快樂的童年?如果我們不懂得抓住孩子的發展特質,我們怎能陪孩子適性成長?如果我們從沒在每天留給孩子固定可運用的自由時間,我們的孩子怎麼學會安排自己的時間?所以要掌握孩子的學習特質,重點運用時間才是。

前篇所述80/20時間管理原則通常建議人們把要做的事,依事情的重要程度分ABC的順序,所謂「ABC」優先順序設定法為:

A:最重要的活動、工作,非做不可。

C:最不重要的活動、工作,最好去做但是不需給自己太大壓力。

B:介於AC之間。

所以如果今天決定要在家中將報告趕完,則趕報告這件事便會成為A順序,其他家事、買菜或是回e-mail則會成為B順序,中間若有人按家裡門鈴,一定要先去開則會成為C順序。因爲大部分的人把百分之六、七十的活動歸在A或B,認為自己時間不夠用,所以才需要時間管理。如果了解能以20%的時間創造 80%的附加價值,才能心無旁騖,善用20%的時間,使自己有獨特的表現,不受其他影響的雜事干擾。所以如果是前述母子對話的例子,那麼優先找出孩子的學習特質,配合興趣做時間的重點運用,而不是每樣才藝都要兼顧,將別人家孩子的成功視為自己家孩子一定要有的成功特質,孩子較易有成就感,親子關係亦較易維持。因此運用於教育上,父母與師長只要能夠抓住重要的少數,設定目標做時間的重點運用,那麼在學習上的成就將會有立即可見的提昇。而要如何善用我們所設定的20%時間呢?那就有賴於平時協助孩子做以下原則之訓練:

1. 設定目標,並按照所設定的目標排定其優先順序。

2. 遵守每日時間表,並利用時間表確定時間浪費的情形。

3. 管理時間浪費的情形以增加自由運用的時間。時間浪費可分為外在的時間浪費與內在的時間浪費,外在的時間浪費有聊天、發呆、不能抓住事務要求的重點等;內在的時間浪費則在自己不能說「不」、不能安排計劃、無目標優先順序、工作流程不科學化、傾向拖延等。

4. 有智慧的運用時間以完成步驟一所設定的目標。

 

由以上四個步驟可知,時間管理乃經由設定目標、排定優先順序,遵守時間表,管理內外在時間浪費等過程,有效完成設定的目標。亦即時間的管理皆須要先了解其所要達到的目標為何,再藉由一些工具與管理方法使其目標逐漸具體化。因此,會運用自己的一套方式使時間目標化與具體化,例如可藉由備忘錄或時間表格的編製來設定目標與優先順序與執行的時間。因為將時間具體化之後,將可以有效運用時間與排出事物的重要性,則可運用任何一項之時間管理原則,故時間表格的設立與排序就成為很時間管理重要的部分。所以若是前述母子對話的例子,步驟一會建議家長在孩子時間、興趣及精力等因素考量下,可停掉某些才藝課,先依現階段的重點目標運用時間。步驟二則是每天回家先讓孩子根據今天一定要完成的事項,在聯絡簿上依事項大致先估算完成每件事所需要的時間,例如:國語習作甲本32-35頁約需20分鐘可完成等,小一點的孩子可能需要用數字型的計時器先在協助下做完成每件工作的時間感培養,也就是孩子邊做,家長邊協助計時,再每次告知孩子完成的時間,以協助孩子漸能自己估計時間。同時家長另外要求的學習事項,例如:寫評量每科每天20題,星期一及三晚上需練鋼琴至少二十分鐘,星期二及四晚上需加作英文作業等,也應再孩子用聯絡簿估計今天需投注的學習時間時亦一併列入。有參與安親班的孩子可能在每天回家時已將學校作業做完,家長僅需要其做另外要求的學習事項的時間估算即可,儘可能讓孩子的生活規律,同時明確每天的學習及休閒時間,千萬不要在孩子學習情緒較好時無預警的追加學習時間,除非他自己要求。步驟三為在開始執行一二步驟後,協助孩子檢視時間浪費的情形以增加自由運用的時間,在有自由時間做誘因的情形下,孩子的學習效率會越來越好,無形中達成步驟四的有智慧的運用時間以完成步驟一所設定的目標。

就以上的例子,家長與教師在執行過程中可能還是會對如何確立時間管理的步驟、找出浪費時間的原因、工作優先順序的排定方式、時間的規劃方式、預留時間的目的、妥善運用黃金時段、以及排定每日(週)的工作時間表等方式在細節上不是很清楚,茲將應注意的原則與細節分述如下:

1.確立時間管理的步驟

一開始使用時間管理前要先設定一個明確的目標,唯有明確的目標,才能看到成功的具體果實。當設立特定目標後,隨即擬定達成目標的計畫,有了計畫就必須採取配合的行動,根據行動安排進程,分配適當時間在期限內完成目標,經過這一連串的計畫流程將可有助於目標的達成。因為當將抽象的目標轉換為具體的事項與明確的進度表單後,將有助於學生、老師和家長瞭解到目前的進度是什麼,下一步要做什麼以及當還沒跟上進度時,要做何種處理。以下即時間管理進行的步驟:

1)明確目標的設立。

2)去除不必要的外在因素。

3)排定時間表。

4)依成效作適當的調整,重複第(1)、(2)、(3)項。

2.找出浪費時間的原因

再來是找出消失時間的元兇,對於兒童而言這將會是因人而異的,也許是因為注意力缺乏,或是因缺乏學習動機而造成時間的浪費等等因素。針對這些因素,在使用時間管理的方法上做些微的調整,將有助於孩童的學業成就。

3. 工作優先順序的排定:依照工作的內容可依下列方式區分其優先順序。

(1) 重要性:指工作完成後對目標的效益程度,效益程度高者,應優先處理。

(2) 緊急性:具有時間壓力的工作,愈急迫的事要愈快處理,但緊急性因人而異;一開始,應由家長替學生決定何事緊急,應優先處理。

在協助學習障礙學生進行工作安排時,可將未來需進行的工作利用下面的時間管理表(表1),進行工作優先順序的安排,以利增進工作效率。

1 時間管理表

                                   日期:                 

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4.時間的規劃

瞭解時間管理的步驟,且找出浪費時間的原因後,再來就是時間的排程及時間的量化,排程的過程如下

※時間的排程=

1.建立工作的優先順序和目標

  2.去除不必要的外在因素

  3.排定每日、每週的工作時間表

  4.預留時間的設立

  5.妥善使用黃金時段


 
在優先順序的排定上,重要性高的工作活動優先於緊急性,應避免做看起來急迫卻不重要的事以去除不必要的外在因素
 

5.預留時間

這是指做完工作活動後,要留下一段時間作為緩衝之用,因為世事難料,並非一切都能掌控,所以工作活動的時間就要有一定的彈性來避免過於緊湊而造成孩子的心理壓力。

6.妥善運用黃金時段

針對生理狀況妥善使用黃金時段,亦為時間管理步驟中應注意的事項。黃金時段的選取,可以藉由家長、老師在日常生活中觀察孩童,在一天之中他的學習活動效率,將其繪成圖表,使家長老師易於使用,因為孩童的差異性極大,所以適性的學習效率圖就特別重要;我們知道在週末早上911點時,孩子的效率最高,所以在這時候安排少數重要的工作,以期能將重要的事情做好、做正確。

7. 排定每日、每週的工作時間表

依照先前的目標設定一個適合的短期目標(日、週、月、年)也可以配合老師的教案,做出對學生最為有效的時間表。例如:配合每日所修的科目,在上課時,老師將這次要上的重點先寫出或是提出來給孩童,當課餘的零碎時間時,孩童就能做一些課業上的重點複習,當晚上重新複習或是做作業時一定有所助益。


新竹教育大學特殊教育學系教授-孟瑛如


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